パスワード付きファイルをメールで送る方法｜別送の例文と危険な理由

最終更新日: 2026年9月2日

結論から言うと、パスワード付きファイルをメールで送るときは「①ファイルにパスワードをかける → ②ファイルだけをメールに添付する → ③パスワードはメール以外の経路（SMS・電話・ワンタイムURL）で渡す」の3ステップです。パスワードを別のメールで「別送」しても、同じ経路を通る以上、効果は限定的です。

「パスワード付きのファイルをメールで送るとき、パスワードはどう伝えればいい？」「別送メールの書き方（例文）は？」「履歴書や個人情報をメールで送って大丈夫？」。こうした疑問はよく聞きます。この記事は、プライバシーマーク取得企業としてファイル転送サービスを運営する立場から、パスワード付きファイルの送り方と別送メールの例文、そして機密情報のもっと安全な渡し方を解説します。

この記事はギガワタス（giga-watasu.jp）の運営ブログです。自社サービスを紹介しますが、デメリットも正直に書きます。

パスワードをメールで送るのは、なぜ危険か

パスワードや機密情報をメール本文に書くと、3つのリスクが生まれます。

個人情報保護委員会も、個人データをメールで送る際は誤送信などの漏えいに注意するよう求めています（個人情報保護委員会 ガイドライン）。一度送った機密は「相手がどう保管するか」をこちらで制御できない、というのが本質的な問題です。

「パスワードを別送する意味は？」PPAPが推奨されない理由

「ファイルにパスワードをかけて添付し、パスワードだけ別のメールで送る」。この方法はPPAP（ピーピーエーピー）と呼ばれ、長く使われてきました。しかし今は推奨されません。

理由はシンプルで、ファイルもパスワードも同じメール経路を通るからです。同じメールアカウントや受信箱が侵害されていれば、ファイルとパスワードの両方を取られます。金庫と鍵を同じ宅配便で送るようなもので、同一経路での別送は、アカウント侵害や受信箱の閲覧への対策にならず、効果は限定的です。

プライバシーマーク制度を運営するJIPDECも、2020年にメール添付による個人情報ファイルの送信を「従来から推奨していない」と明言しています（プライバシーマーク制度 お知らせ）。政府も2020年11月にPPAPを廃止し、日立やIIJなどの大手企業が続きました。IIJは2022年からパスワード付きZipの受信自体を拒否しています。

PPAPには、別送以外にも弱点があります。詳しくは「PPAPとは？なぜ廃止が進むのか」と「PPAPの代替｜安全なファイル受け渡し方法」で解説しています。

パスワード付きファイルをメールで送る方法（3ステップ）

取引先や応募先から「パスワードを付けて送ってください」と指定されることは、今も珍しくありません。その場合の手順は次の3つです。ポイントは、パスワードだけはメールに書かないことです。

1. ファイルにパスワードをかける：Word・Excel・PDFならファイル自体に、それ以外はZip圧縮時に設定します（かけ方は次の見出しで説明します）
2. ファイルだけをメールに添付して送る：本文には「パスワードは別途SMS（または電話）でお知らせします」と書きます
3. パスワードをメール以外の経路で渡す：SMS・電話・チャット、またはシークレット便のワンタイムURLで伝えます

パスワードをつけてメールを送る方法（Windows・Mac・Office）

「パスワードをつけてメールを送る」と言うとき、実際にパスワードをかけるのはメール本体ではなく、添付するファイルです。かけ方はファイルの種類で変わります。

なお、パスワード付きZipは受信側のウイルススキャンをすり抜けやすく、暗号の強度も高くないため、前述のIIJのように受け取り自体を拒否する組織もあります。相手が受け取れるかどうかは、送る前に確認しておいてください。

メールにパスワードをかけたい場合｜Gmail情報保護モード・Outlook暗号化

「メールにパスワードをかける」に近いのは、メールサービス側の保護機能です。厳密にはメールにパスワードを設定する機能ではありませんが、本文と添付を保護できます。

• Gmail「情報保護モード」：作成画面の下部にある「情報保護モードを切り替え」アイコンから、有効期限と「SMSパスコード」を設定できます。SMSを選ぶと、指定した受信者の電話番号にテキストメッセージでパスコードが届きます。受信者は通常の画面操作では本文と添付ファイルのコピー・ダウンロード・印刷・転送ができなくなりますが、スクリーンショットなどによる保存までは防げません。SMSパスコードは組織の設定によって使えない場合があります（Google公式ヘルプ）
• Outlook「暗号化」：Microsoft 365の対象ライセンスや組織の設定で使える場合があり、新規メッセージの「オプション」→「暗号化」から送ります。メニューが表示されない場合は、契約内容や管理者の設定を確認してください（Microsoft公式サポート）

これらを使えば、パスワード付きZipを使わずに本文や添付を保護できる場合があります。ただし相手の環境や契約条件に左右されます。パスワードやAPIキーのような「短い機密テキストそのもの」を渡す場面では、後述するワンタイムURLがリスクを減らす選択肢になります。

パスワード別送メールの例文（1通目・2通目）

「別送」を求められたときに、そのまま使える文面です。安全に効くのは、2通目をメールではなくSMSや電話にするやり方なので、先にそちらを載せます。

SMSや電話が使えない相手には、シークレット便で発行したワンタイムURLをチャットなどで伝える方法もあります。URLは1回開くと消えるので、受信箱にパスワードが残りません。

例文②を使うときの注意点は3つです。①パスワードは本文にだけ書き、件名には書かない、②「本日の日付」など推測できるパスワードにしない、③送信前に宛先をもう一度確認する。ただし、この方法は1通目と同じ経路を通るため、アカウント侵害や誤送信への対策にはなりません。また「ご確認後は削除を」と頼んでも、メールサーバーやバックアップ上のコピーまで消えるとは限りません。取引先から「別メールでの別送」を求められている場合でも、SMSや電話に切り替えられないか一度相談してみてください。脱PPAPを取引先に案内する文面は「脱PPAPの案内文テンプレート」にまとめています。

安全な渡し方＝1回見たら消えるワンタイムURL

では、3ステップ目の「パスワードをメール以外の経路で渡す」を、SMSや電話が使えない相手にも確実に行うにはどうするか。当社が勧めるのは「メールとは別の経路で、1回しか開けないURLで渡す」方法です。誤送信や別経路側の侵害まで防げるわけではありませんが、受信箱にパスワードが残らないぶんリスクを減らせます。当社のシークレット便は、このための機能です。

使い方は3ステップです。

1. 機密テキストを入力：パスワードやAPIキーなど、渡したい内容を貼り付けます
2. 暗号化URLを発行：ブラウザ内で暗号化され、1回限りのURLが発行されます
3. 相手が1回開くと消滅：相手がURLを開いて閲覧すると、内容は自動で消えます

このURLをチャットや電話など、ファイル本体とは別の経路で相手に伝えます。相手が一度開けば内容は消え、同じURLは二度と開けません。受信箱に残り続けることもありません。

仕組みのポイントは3つです。

「当社のサーバーでは復号できない」という点を補足します。暗号化はブラウザの中で完結し、復号に必要な鍵はURLの「#（ハッシュ）」以降にだけ含まれます。「#」以降はサーバーに送信されない、というブラウザの仕様を利用しているため、当社のサーバーには暗号文しか届きません。この方式を「ゼロ知識」と呼びます。

機密のテキストを渡す主な方法を、4つの観点で比べました。

※「送信を取り消せる」は無料会員登録で利用できます。チャットは投稿の削除はできますが、相手が見た後・スクリーンショット後は防げません。データの最終確認日は2026年9月2日です。

ケース別・機密情報の安全な送り方

「何を送るか」によって、最適な渡し方は変わります。よくある機密情報ごとに整理しました。

ポイントは2つです。パスワードや番号などの「短い機密テキスト」はシークレット便、ファイルそのものはファイル転送サービス、と使い分けることです。どちらの場合も、URLやパスワードはメールとは別の経路で伝えてください。

履歴書・職務経歴書のパスワードはどうする？

就活や転職で、履歴書をメールで送る場面は多いです。「パスワードをかけるべきか」「なしで送っていいか」で迷う方は多いでしょう。

結論から言うと、まず応募先の指定に従ってください。指定がなければ、履歴書はパスワードなしで送っても差し支えないことが多いです。採用担当者は大量の応募書類を扱うため、解凍やパスワード入力の手間を嫌うことも多く、PPAP廃止の流れもあります。応募フォームや指定のファイル共有手段が用意されていれば、そちらを優先してください。

ただし「応募先からパスワード設定を求められた」「機微な情報を含む」場合は、ファイル本体にパスワードをかけ、そのパスワードはシークレット便で別経路で渡すようにしてください。パスワードを同じメールに書いてしまっては、かけた意味がありません。ファイルへのパスワードのかけ方は「ファイル転送のパスワード保護の付け方」を参考にしてください。

ファイルごと送りたいときは

シークレット便は、パスワードやAPIキーなどのテキスト専用です。ファイルそのものは送れません。

書類や写真・動画などのファイルを送りたい場合は、ファイル転送サービスを使ってください。ギガワタスなら、登録不要・無料で最大333GBまで送れます。ファイルにパスワード保護をかけ、そのパスワードをシークレット便で渡せば、ファイルもパスワードも別経路になり、PPAPの弱点を解消できます。安全なサービスの選び方は「安全なファイル転送サービスの選び方」で解説しています。

よくある質問

まとめ

パスワード付きファイルをメールで送るなら、「ファイルにパスワードをかける → ファイルだけ添付する → パスワードはメール以外の経路で渡す」の3ステップです。パスワードをメール本文に書くのは安全ではなく、別のメールで別送しても、同じ経路を通る以上、効果は限定的です。これがPPAPが推奨されなくなった理由です。

機密のテキストそのものを渡すなら、メールとは別の経路で、1回見たら消える暗号化URLを使うのが安全です。ファイルを送りたいなら、ファイル転送サービスでパスワードを別経路にする。この使い分けを徹底してください。

シークレット便なら、登録不要・無料で、ブラウザ内暗号化（当社サーバーでは復号できない設計）・1回で自己消滅・有効期限による自動削除が使えます。無料会員登録すれば、閲覧通知・送信履歴・送信取消も追加料金なしで利用できます。

この記事の内容は2026年9月2日時点のものです。サービス仕様は変更される場合があるため、利用前に公式サイトで最新情報を確認してください。