不動産業のファイル共有｜重要事項説明書・物件写真を安全に送る方法

最終更新日: 2026年5月15日

不動産業のファイル共有は、改正宅建業法（2022年5月施行）で重要事項説明書の電磁的提供が認められて以降、業務の標準工程に組み込まれました。同時に、扱う情報は年収・勤務先・家族構成・反社チェック結果といった「個人情報の塊」であり、漏洩時の損害賠償リスクは士業に次ぐ重さです。

この記事では、ファイル転送サービスの運営者として、不動産業の業務フローに沿った選び方を解説します。売買仲介・賃貸管理・投資物件・店舗管理の4業態別に、重要事項説明書・物件写真・内見動画のシーン別の使い分けを整理します。

この記事はギガワタス（giga-watasu.jp）の運営ブログです。自社サービスを含めて事実に基づいて解説しています。

不動産業がファイル共有で抱える3つの課題

不動産業のファイル共有は、ほかの業種と比べて固有の難しさがあります。社内だけでなく、買主・売主・オーナー・入居者・金融機関・司法書士・行政書士など多方面に書類が流通します。

課題1: IT重説と電子交付で電子送付が業務標準に

2022年5月18日施行の改正宅建業法施行規則により、重要事項説明書・契約締結時書面・媒介契約締結時書面が電磁的方法で提供できるようになりました。従来の押印・郵送ではなく、PDFをファイル転送サービス経由で送るのが標準になりつつあります。

ただし、電磁的提供には法令上の必須要件があります。国土交通省の報道発表（2022年4月27日）では、次の4点が定められています。

つまり暗号化・パスワード保護・DL回数制限は法定要件ではなく、あくまで個人情報保護法側の安全管理措置として実装する話です。両者を混同せず、書類の改変防止は電子署名で、機微情報の漏洩防止は暗号化・アクセス制御で、と役割を分けて押さえてください。「PDFをLINEで送る」「Gmail添付で送る」は法令適合の観点だけでなく、個情法の安全管理措置でも危ない運用です。

課題2: 物件写真・内見動画の大容量化

スマホで撮影される物件写真は1枚3〜8MB、ミラーレス一眼の高解像度写真は1枚20MBを超えます。1物件あたり50〜100枚撮影することも珍しくなく、全集ファイルにすると1〜2GBに達します。

近年は360度カメラ（Insta360・THETA等）やVR内見動画の活用が広がっています。4K動画は1分あたり400MB前後、10分の内見動画なら4GB級。投資物件の遠隔提案や、賃貸物件のオンライン内見で日常的にこの容量を送る必要があります。メール添付の25MB上限では到底送れません。

課題3: 顧客情報が「個人情報の塊」になる

不動産取引で扱う顧客書類は、ほかの業種とは比較にならないほど機微な情報を含みます。

• 年収証明（源泉徴収票・確定申告書）
• 勤務先情報・在籍確認書類
• 家族構成・住民票
• 運転免許証・マイナンバーカード（本人確認）
• 反社チェック結果（属性情報）
• 金融機関の事前審査・住宅ローン関連書類

2024年8月7日には、東急リバブルの元従業員が不動産登記簿情報をデータ化した社内資料を持ち出し、転職先でダイレクトメール送付に使用した事案が同社公式で公表されました（再発防止策は従業員教育の再実施、外部送信監視強化、アクセス制限見直し）。漏洩経路は内部不正だけでなく、メール誤送信・フィッシング・ランサムウェアと多岐にわたります。ファイル転送で情報漏洩が起きる5つの原因と防ぎ方も併せてご覧ください。

宅建業法・個情法を踏まえた「必須」と「推奨」

運営者として法人ユーザーから問い合わせを受ける中で、不動産業のファイル共有要件は「法的必須」と「実務上推奨」を分離して理解することが重要だと感じます。混同すると「うちは無料サービス使ってるけど合法なのか不安」という質問が増えがちです。

誤送信が即「個情委報告義務」になるのではなく、報告は要配慮個人情報・不正目的・財産被害・1,000人超などPPCが定義する類型に該当した場合に必要です（速報3〜5日・確報30〜60日）。不動産業は反社チェック書類・住民票・年収証明と要配慮情報の隣接領域を扱うため、誤送信のインパクトは大きくなりがちです。

法的必須要件のうち「改変有無の確認」はファイル転送サービス側ではなくPDFへの電子署名等で対応する話であることに注意してください。一方、「事前承諾」「方法・形式の明示」は社内の運用手順で担保します。残りの暗号化・履歴・アクセス制御は個情法の技術的安全管理措置として実装するもので、ファイル転送サービスを選ぶ際の重点ポイントです。

不動産業向けファイル転送サービス比較｜運営者推奨の5サービス

不動産業の業務に耐える主要サービスを、本ブログ共通の5項目×20点=100点満点で評価しました。すべての比較記事で同一基準を使っています。採点項目と配点は次のとおりです。

※各サービスの公式情報を2026年5月時点で確認。Pマーク有無はJIPDEC認定事業者検索で2026年5月15日に照合（データ便: 株式会社ファルコ／firestorage: ロジックファクトリー株式会社／ギガワタス: 株式会社グッドヒルシステムズ）。firestorageは単発送信用の「おくる機能」が300GiB、有料ストレージは2GiB〜100GiBと用途で容量が分かれます。各社セキュリティ仕様は ギガワタスのセキュリティ解説 / ギガファイル便公式FAQ / firestorageセキュリティ / データ便セキュリティ / WeTransferセキュリティ を参照。

1位 ギガワタス（92点）

運営者として手前味噌になりますが、不動産業のセキュリティ要件を最も満たしているのはギガワタスです。無料会員登録でAES-256暗号化、プライバシーマーク取得、333GBまで送信可能。個人情報保護法の安全管理措置に必要な要素を無料で揃えています。

• メリット: AES-256（保存時暗号化）、Pマーク取得、無料会員で履歴管理、333GBまで対応
• デメリット: 知名度がギガファイル便より低い、IP制限はプレミアム以上、ウイルスチェックは500MB以下・動画以外のファイルが対象
• こんな人向け: 重要事項説明書・物件写真を安全に送りたい仲介業者、賃貸管理会社

2位 データ便ビジネスプラン（82点）

セキュリティ便（受取申請制）と2要素認証を備えるビジネスプラン（月額330円〜550円）が法人ニーズに合います。Pマーク取得・ISO27001準拠・国内データセンターと信頼性面の表記が強い一方、登録不要のライトプランは2GB、無料会員のフリープランで5GBと容量が小さく、ビジネス用途では有料前提です。

3位 firestorage（75点）

老舗の安心感とPマーク取得が強み。「おくる」機能なら未登録でも300GiBまで送信可能ですが、無料プランは広告表示があり、ストレージ機能の容量は無料会員2GiBに制限されます。firestorageは安全？セキュリティの実態と安全に使うコツもご参照ください。

4位 WeTransfer（58点）

洗練されたUIで海外取引にも強いものの、無料プランは3GB・月10回・保存3日と制限が厳しく、日本語非対応が不動産業務では致命的です。買主・売主が高齢者のケースが多い日本の不動産取引では使い勝手が悪く、Pマーク非取得なのも不利材料。

5位 ギガファイル便（54点）

知名度最大・完全無料が武器ですが、AES-256保存時暗号化なし・Pマーク非取得・広告多数・送信履歴なし。法令適合の観点では「改変有無の確認」は電子署名付きPDFを別途用意すれば可能ですが、個情法の安全管理措置（送信履歴・アクセス制御）が薄いため、不動産業の業務利用は推奨しません。ギガファイル便は会社で使える？法人利用の5つのリスクも参照してください。

不動産業4業態のシーン別使い分け

不動産業と一口に言っても、業態によって必要な機能が変わります。運営者から見て、問い合わせの多い4業態のシーン別に整理します。

シーン1: 売買仲介（重要事項説明書・契約書一式の送付）

売買仲介で最も重要なのが重要事項説明書のIT重説対応です。重要事項説明書・契約書面・媒介契約書・付帯資料（謄本・公図・固定資産税評価証明）を一括送付する必要があります。1案件あたり50〜100MBですが、買主・売主・金融機関・司法書士の4方向に送るため、送信履歴と改変防止が重要です。

実務で推奨される機能: AES-256暗号化、パスワード保護、DL回数制限（1回限定）、送信履歴。これらは個情法の安全管理措置に貢献する実装で、ギガワタス無料会員プランで揃います。なお宅建業法上の改変有無確認は、別途PDFへの電子署名等で担保してください。

シーン2: 賃貸管理（オーナー報告書・修繕履歴の共有）

賃貸管理会社では、オーナーへの月次収支報告書・修繕履歴・入居者対応記録を継続的に送ります。1物件あたりPDF数十MB、複数物件管理のオーナーには数百MBを毎月送付。定期送付が多いため、管理画面で送信履歴を一覧化できることが業務効率を左右します。

賃貸管理の現場で問題になるのが、退去立会後の原状回復見積書・写真の共有です。オーナー・入居者・原状回復業者の3者間でやり取りが発生し、トラブル時にどの写真をいつ送ったかが争点になります。送信履歴とDL履歴の両方が残るサービスを選んでください。

シーン3: 投資物件（高画質写真・内見動画を投資家に提示）

投資物件の遠隔提案では、4K動画・360度カメラ画像・ドローン空撮の活用が増えています。1物件あたり10〜30GB級になることも珍しくありません。遠方の投資家・海外在住オーナーへの提案で、メール添付やDropbox無料プランでは到底対応できない領域です。

投資物件提案で気をつけたいのが、物件の所在地・賃貸条件・利回りといった「資産情報」が競合や転売業者に渡るリスクです。ギガワタスのIP制限機能（プレミアム以上）を使えば、特定IPアドレスからのみダウンロード可能にできます。

シーン4: フランチャイズ店舗・支店間（物件情報の社内共有）

フランチャイズ展開する大手仲介会社や、複数支店を持つ地域密着型不動産会社では、店舗間で物件資料・図面・写真を共有する必要があります。社内共有とはいえ、退職者からの情報持ち出しリスク（東急リバブル事例）を考えれば、アクセス制御は必須です。

店舗の固定IPからのみアクセス可能にする運用が安全です。クラウドストレージ（Dropbox/Box）と比べ、ファイル転送サービスは「送る・受け取る」が起点になるため、退職時の権限剥奪が単純になる利点があります。クラウドストレージとの使い分けはクラウドストレージとファイル転送の違いを参照してください。

不動産業の情報漏洩リスクと防ぎ方

過去の事例から、不動産業の情報漏洩は4つの経路に集約されます。

「重要事項説明書をメール添付で送る」「物件写真をギガファイル便で送る」運用は、上の4経路のいずれにも対策が薄い状態です。ファイル転送サービスへの切替が、もっとも投資対効果の高い情報セキュリティ対策の一つです。

ギガワタスが不動産業に向く3つの理由

運営者として宣伝色を抑えて書きますが、不動産業の業務要件に対してギガワタスが向いている理由は3点に整理できます。

理由1: AES-256＋Pマークが無料で揃う唯一のサービス

無料プラン（会員登録不要）でAES-256保存時暗号化＋プライバシーマーク取得を両立しているのは、主要サービスの中ではギガワタスのみです。これは個人情報保護法の技術的安全管理措置を実装するうえで分かりやすい強みになります（宅建業法上の改変有無確認は別途PDF電子署名等で対応する話、として切り分けてください）。

理由2: 法人ユーザー向けの管理画面と送信履歴

無料会員登録するだけで、送信履歴・DL履歴・期限延長を管理画面で一括管理できます。賃貸管理会社の月次オーナー報告のように定期送付が多い業務では、過去の送付実績を即座に検索できる仕組みが業務効率を大きく左右します。

理由3: 333GBの大容量と段階的な機能拡張

無料プランでも333GBまで対応するため、4K内見動画・360度画像・ドローン空撮のような大容量データを扱う投資物件業務にも耐えます。IP制限や監査ログ強化が必要になればプレミアムプランで拡張可能で、業務規模に応じて段階的にアップグレードできる構造です。

不動産業のファイル共有 安全対策チェックリスト

明日から自社で点検できる10項目のチェックリストです。1つでも該当しない項目があれば、運用の見直しを検討してください。

よくある質問

まとめ｜法定要件と安全管理措置を分けて押さえる

不動産業のファイル共有は、改正宅建業法の電磁的提供4要件（事前承諾／方法・形式の明示／書面出力可能／改変有無の確認）と、個人情報保護法の安全管理措置を、それぞれ別の手段で押さえることが基本です。「ファイル転送サービスを選べば全部解決」ではありません。

そのうえで、個情法側の技術的安全管理措置として、AES-256暗号化・パスワード保護・送信履歴・アクセス制御が揃ったサービスを業務標準にすれば、漏洩リスクを大きく下げられます。ギガワタスは無料プランでこの4点に対応し、333GBの大容量で物件写真・内見動画にも耐えます。まずは登録不要で1案件試してみて、業務に合うか確認してから無料会員登録（送信履歴・管理画面）に進むのが最もリスクが低い導入方法です。